Telefonassistent für Kosmetik- und Nagelstudios
Ihr Telefon klingelt. Jemand geht ran.
Er nimmt Anrufe an und bucht Neuset, Refill und Nailart mit der richtigen Dauer, direkt in Ihren Kalender.
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Sie richten nichts ein
Kein Konto, keine Dialoge schreiben, keine Konfiguration.
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Ihre Software bleibt
Google Kalender, Shore, Phorest, Timify oder das System, das Sie schon nutzen.
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Ein Ansprechpartner
Meine Nummer. Kein Ticketsystem, keine Hotline.
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Vertraglich geregelt
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört dazu.
Was verpasste Anrufe Sie im Monat kosten
Drei Schätzungen genügen. Rechnen Sie ruhig vorsichtig, die Zahl ist auch dann noch groß genug.
Alles zusammen: Neukundinnen, Umbuchungen, Rückfragen.
Eine Erhebung über 85 Betriebe kommt auf 62 Prozent. Wir starten bewusst darunter.
Neuset, Refill, Wimpernverlängerung. Ihr Mittelwert.
Entgangener Umsatz
3.180€
im Monat. Das sind 106 Anrufe, die bei Ihnen ins Leere laufen, an 22 Öffnungstagen.
Was der Assistent kostet, hängt von der Größe Ihres Studios ab. Er muss nur einen kleinen Teil dieser Anrufe retten, um sich zu tragen. Welchen, rechnen wir im Erstgespräch gemeinsam aus.
Rechenweg: Anrufe pro Tag mal 22 Öffnungstage mal Anteil verpasster Anrufe mal 50 Prozent mal Umsatz je Termin. Die 50 Prozent sind bewusst vorsichtig: wir nehmen an, dass nur jede zweite verpasste Anruferin tatsächlich gebucht hätte. Das Ergebnis ist eine Schätzung, keine Zusicherung.
Ein Anruf. Bis zum eingetragenen Termin.
Er geht ran, bevor es dreimal geklingelt hat. Auch abends, sonntags und während Sie an der Hand arbeiten. Er kennt Ihre Leistungen, Ihre Dauern und Ihre Preise, deshalb bringt er das Gespräch allein zu Ende.
- Hätten Sie Donnerstag noch was frei für Refill?
- Er kennt die Dauer, die bei Ihnen für ein Refill steht, sieht den freien Platz und trägt den Termin ein. Nicht in ein eigenes System, sondern in den Kalender, in den Sie ohnehin schauen.
- Ich schaffe es morgen früh doch nicht.
- Er verschiebt oder sagt ab. Der Platz ist im selben Moment wieder frei und kann an die Nächste gehen, die anruft.
- Was kostet Nailart bei Ihnen, und wie lange dauert das?
- Er antwortet aus dem, was Sie hinterlegt haben. Preis, Dauer, Öffnungszeiten. Wo nichts hinterlegt ist, denkt er sich nichts aus.
- Das ist mir am Telefon zu kompliziert.
- Er nimmt Name, Nummer und Anliegen auf und schickt Ihnen die Notiz. Sie rufen zurück, wenn Sie die Hände frei haben. Für die Fälle, die Sie vorher festlegen, stellt er stattdessen direkt auf Ihre Mobilnummer durch.
Ein Werkzeug kauft man. Einen Assistenten bekommt man.
Es gibt Telefonassistenten zum Selbstanlegen, und die sind günstig. Was im Angebot nicht steht: Sie bauen ihn selbst. Konto anlegen, Gesprächsverläufe schreiben, Leistungen einpflegen, testen, nachbessern. Abends, nach dem Studio.
| Merkmal | Selbst anlegen | Belnaro |
|---|---|---|
| Bevor es losgeht | ||
| Einrichtung | Sie, an mehreren Abenden | Ich, vollständig |
| Gesprächsführung | Sie schreiben die Dialoge | Ich baue sie auf Ihr Studio |
| Terminarten und Dauern | Standardvorlage | Jede Leistung einzeln hinterlegt |
| Im Betrieb | ||
| Kalender und Software | Feste Liste unterstützter Systeme | Auch Google Kalender oder Ihr bestehendes System |
| Neue Preise, neue Leistung | Sie pflegen selbst nach | Sie sagen Bescheid, ich mache es |
| Wenn etwas ist | ||
| Wenn etwas nicht stimmt | Formular im Hilfebereich | Meine Handynummer |
| Ihr laufender Aufwand | Dauerhaft | Einmal die Rufumleitung einrichten |
Wenn Sie technisch versiert sind und gern selbst basteln, ist ein Selbstbedienungswerkzeug die günstigere Wahl. Das sage ich Ihnen lieber jetzt als nach der ersten Rechnung.
Drei Schritte. Einer davon ist Ihrer.
- Wir beide
Telefonieren
Sie erzählen mir, welche Leistungen Sie anbieten, wie lange sie dauern, was sie kosten und wie ein typischer Anruf bei Ihnen abläuft. Dreißig Minuten. Mehr brauche ich nicht.
- Ich
Bauen
Ich richte den Assistenten ein, hinterlege Ihre Terminarten, verbinde ihn mit Ihrem Kalender und teste ihn durch. Sie bekommen eine Nummer zum Selbstanrufen und sagen mir, was noch anders klingen soll.
- Sie, einmalig
Umleiten
Ein Anruf bei Ihrem Telefonanbieter oder drei Klicks in der App. Ab dann geht jemand ran. Wenn Sie selbst können, nehmen Sie ab wie immer, die Umleitung greift erst, wenn Sie es nicht schaffen.
Drei Dinge, die ich bewusst nicht anbiete.
Es gibt Anbieter, die das anders sehen. Ich halte diese Grenzen für richtig und erkläre Ihnen gern, warum.
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Keine Anrufe an Ihre Kundinnen
Der Assistent ruft von sich aus niemanden an. Er nimmt an, mehr nicht. Damit kann aus ihm auch kein Werbeanruf werden, und ein Werbeanruf ohne ausdrückliche Einwilligung Ihrer Kundin kostet Bußgeld, das Sie trifft und nicht mich. Diese Gefahr entsteht bei Ihnen gar nicht erst.
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Keine Gesundheitsfragen am Telefon
Allergien, Schwangerschaft, Nagelpilz: fachlich naheliegend, rechtlich heikel. Das sind Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO, mit deutlich strengeren Anforderungen. Der Assistent fragt nicht danach und speichert es nicht. Sie klären das persönlich im Studio, so wie bisher.
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Keine Kaltakquise für Sie
Automatisierte Anrufe bei Menschen, die nie angefragt haben, sind bei Verbraucherinnen ohne Einwilligung nicht zulässig und mit Bußgeldern bis 300.000 € bewehrt. Wer Ihnen das anbietet, verkauft Ihnen ein Risiko.
Was Studiobetreiberinnen mich fragen.
Merken meine Kundinnen, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er ein digitaler Assistent ist. Seit dem 2. August 2026 ist das gesetzlich vorgeschrieben. In der Praxis stört es kaum jemanden. Was stört, ist ein Anruf, bei dem niemand rangeht.
Ich nutze nur einen Google Kalender. Reicht das?
Ja. Der Assistent trägt direkt dort ein. Ob Sie Google Kalender, Shore, Phorest, Timify oder etwas ganz anderes nutzen, macht für mich keinen Unterschied. Die Anbindung baue ich passend zu Ihrem System. Auch ein Wechsel später ist kein Problem.
Was passiert, wenn der Assistent nicht weiterweiß?
Dann bricht er nicht ab, sondern nimmt einen Rückruf auf: Name, Nummer, Anliegen. Sie bekommen das als Nachricht und rufen zurück, wenn Sie Zeit haben. Für Notfälle oder besondere Anliegen kann ich ihn so einstellen, dass er direkt an Ihre Mobilnummer durchstellt.
Muss ich meine Telefonnummer wechseln?
Nein. Ihre Nummer bleibt, wie sie ist. Sie richten nur eine Rufumleitung ein, meist für den Fall, dass Sie nicht abnehmen oder besetzt sind. Wenn Sie selbst rangehen können, tun Sie das wie bisher.
Wo liegen die Daten meiner Kundinnen?
Sie bekommen von mir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Übersicht, welcher Dienst an welcher Stelle beteiligt ist, mit Standort und Speicherdauer. Da steht jeder Standort einzeln drin, statt dass ich Ihnen hier pauschal einen nenne. Das ist genau die Unterlage, die Sie brauchen, falls jemand nachfragt.
Werden die Gespräche aufgezeichnet?
Standardmäßig nein. Eine Aufzeichnung braucht die Einwilligung aller Beteiligten. Wenn Sie Mitschnitte zur Qualitätssicherung möchten, richte ich das mit einem sauberen Einwilligungsablauf ein. Sonst wird nur gespeichert, was für die Terminbuchung nötig ist.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Nach unserem Gespräch üblicherweise zwei bis drei Werktage bis zur Testnummer. Danach nehmen wir uns so viel Zeit für den Feinschliff, wie Sie möchten. Live gehen Sie erst, wenn Sie zufrieden sind.
Was, wenn es mir doch nicht gefällt?
Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit. Die Rufumleitung schalten Sie selbst wieder ab, dann klingelt es wieder wie vorher. Ich halte niemanden mit Vertrag.
Dreißig Minuten, und Sie wissen, ob es sich lohnt.
Im Gespräch rechnen wir gemeinsam durch, wie viele Anrufe Sie tatsächlich verlieren. Trägt sich der Assistent für Ihr Studio nicht, sage ich Ihnen das. Dann haben wir beide eine halbe Stunde investiert und Sie kein Geld.